Event- und Konferenzbesuche: Checkliste für eine erfolgreiche Veranstaltung

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Keine Frage – die Online Szene ist ein geselliges Völkchen. Man trifft sich gern und viel. Ob Konferenz, Barcamp oder Netzwerk-Events – die Vielzahl an Möglichkeiten, um Veranstaltungen zu besuchen, ist in unserer Branche vergleichsweise hoch. Auch wir waren  2014 oft unterwegs und haben große wie kleine Events mitgenommen. Dabei hat sich aber auch gezeigt, dass für einen gelungenen Veranstaltungstrip einige Verhaltensweisen und Praktiken von Vorteil sein können.

Vom Call for Speakers bis zum Recap finden sich etliche Tipps oder auch vermeintliche Belanglosigkeiten, die es jedoch wert sind, beachtet zu werden.

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Vor dem Event

Im Vorfeld der Veranstaltung ist es sinnvoll, sich über folgende Punkte zu informieren, Gedanken zu machen und umzusetzen:

  • Call for Speakers im Auge behalten und eventuell selbst als Redner auftreten
  • Zeit nehmen, die Agenda anzusehen und sich wichtige Themen und interessante Speaker notieren
  • vielleicht schon vorab 2-3 Fragen überlegen, die man auf der Veranstaltung beantwortet haben will
  • Ziele setzen: bspw. mind. 5 unbekannte Teilnehmer ansprechen, damit das Netzwerken nicht zu kurz kommt.
  • vorher mit Bekannten verabreden
  • Hotel/Anreise rechtzeitig buchen – gerade bei großen Messen sind Kontingente in naheliegenden Hotels schnell erschöpft
  • Unterkunft in der Nähe der Location und vorzugsweise inklusive Übernachtung, um keine Einschränkung im abendlichen Networken zu riskieren
  • Das muss in die Tasche: Handy / Laptop (aufgeladen), Ladekabel bzw. Powerbank, Notizbuch, Stift, Flasche Wasser, Müsliriegel ABER nicht viel mehr mitnehmen, sonst wird die Tasche zu schwer!
  • Konferenzticket nicht vergessen!
  • Visitenkarten nicht vergessen 🙂
  • Autoresponder für Email einstellen, damit während der Abwesenheit niemand wegen verzögerter Reaktion verunsichert wird
  • Bequeme Schuhe und Kleidung anziehen, denn Konferenzbesuche und Networking finden meistens im Stehen statt

Während der Veranstaltung

  • Live-Twittern und berichten
  • direkt auf der Veranstaltung mit Personen vernetzten (Twitter, G+)
  • Personen nach deren Session ansprechen
  • Gibt es einen Hashtag für das Event? Dann diesen am besten auswendig lernen, nutzen & vor Ort die Tweets über den Hashtag scannen und schauen, mit wem man sich vernetzen kann
  • Man kann es gar nicht oft genug sagen: Visitenkarten nicht vergessen 😀
  • Fotos machen
  • Mitschreiben (digital / analog) und entsprechend für sich Zuhause / das Team die wichtigsten Punkte zusammenfassen
  • nicht schon nach den Vorträgen abreisen: Networking-Partys nutzen
  • Meinungsaustausch – Vorträge mit Kollegen oder Bekannten gleich nach den Sessions diskutieren
  • Kunden und eigene Projekte präsent haben – was kann ich an konkreten Ideen ableiten?

Im Nachgang des Events

  • Recap schreiben, auf mehreren Kanälen teilen und dabei die Speaker verlinken
  • Nach dem Event bei potentiellen Kooperationspartnern / Kunden nachhaken und per Xing vernetzen
  • Eigene Präsentation / Vortragsfolien digital zur Verfügung stellen

Auch wenn nicht für alle Veranstaltungsarten und jeden Besucher sämtliche Punkte zutreffen, so helfen doch ein paar Regeln, um aus dem Eventbesuch das bestmögliche herauszuholen. Welche Events im Online Marketing in diesem Jahr anstehen, das findet ihr auf unserer Event Seite.

 

Sabine war von Mai 2010 bis März 2016 Teil des Projecter Teams.

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