Liveberichterstattung im B2B-Bereich am Beispiel der EXPO REAL – Teil 2

Weiter geht’s mit meiner Blogserie zu Liveberichterstattung auf B2B-Branchenevents – am Beispiel der Immobilien- & Investitionsmesse EXPO REAL. Mein Dank gilt auch hier dem Presseteam der EXPO REAL für den großartigen Support.

Teil 2: Auf dem Event

Aus dem ersten Teil meiner Blogserie wissen wir: Gut geplant ist halb gewonnen. Mit einer klaren Strategie ausgestattet wird es nun Zeit, sich auf die Veranstaltung selbst zu konzentrieren.

Ich packe meinen Koffer…

Sobald die Veranstaltung losgegangen ist, bleibt keine Zeit mehr für spontane Besorgungen. Ein gut gepackter Rucksack ist also unverzichtbar. Gleichzeitig darf der Rucksack nicht zu groß werden, denn ihr seid den ganzen Tag unterwegs. Mit der folgenden Packliste seid ihr auf der sicheren Seite:

• Smartphone, Powerbank & Ladekabel. Das Smartphone ist euer wichtigstes Werkzeug, einen leeren Akku könnt ihr euch schlicht nicht leisten.
• App-Checkliste: Einige Anwendungen sind essenziell auf eurem Smartphone. Dazu gehört neben Twitter auch eine Notiz-App sowie ein Tool, um Fotos schnell nachbearbeiten zu können. Informiert euch außerdem, ob die Veranstaltung eine eigene App hat. So könnt ihr noch besser ins Event eintauchen.
• Laptop mitsamt Schloss. Der Rechner ist eure mobile Schaltzentrale und zum Beispiel für das Sponsoring der Beiträge Gleichzeitig ist er im Zweifel zu schwer, um ihn den ganzen Tag lang mitzuschleppen. Wenn möglich, dann verwahrt ihn an einem sicheren Ort und sichert ihn z.B. mit dem Kensington Lock.
• Zentrale Exceltabelle & Lageplan. Wie im ersten Beitrag erwähnt, solltet ihr alle wichtigen Infos – Ansprechpartner, Programmpunkte, Telefonnummern – auf einem zentralen Dokument vereinen. Zieht euch die Tabelle auf das Handy und druckt sie zusätzlich aus – Doppelt hält besser.
• Ansteckmikrofon. Gerade bei spontanen Interviews eignet sich ein Mini-Mikrofon, das sich einfach mit dem Smartphone verbinden lässt. Nichts ist frustrierender als wenn ein spannender O-Ton im Stimmgewirr untergeht.
• Gimbal. Wenn ihr Kurzinterviews filmt, reicht im Grunde eine ruhige Hand. Wer ein paar professionellere Sequenzen mit sich bewegender Kamera möchte, sollte zu einem Gimbal greifen, der das Bild auch beim Laufen stabil hält.
• Laufschuhe. Je größer das Event, desto weiter die Wege. Tut euren Füßen den Gefallen!
• Wasser & Lunchpaket. Im Zweifel habt ihr keine Zeit, euch Verpflegung zu besorgen.
• Ersatz-Smartphone. Das Event ist einmalig, also rechnet mit dem Worst Case.

Schafft euch eine eigene Infrastruktur.

Auf dem Veranstaltungsgelände seid ihr Vermittler zwischen Besuchern und der Eventleitung. Euch steht eine Sonderrolle zu, auf die ihr euch ebenso im Vorfeld vorbereiten müsst. Kümmert euch zunächst um eine Standleitung zu den Veranstaltern: Macht eine Gruppe in eurem Lieblingsmessenger mit allen Liveberichterstattern, dem Eventmanagement sowie dem Pressebüro auf.
Als nächstes verbindet euch offline: Schafft euch einen „sicheren Hafen“, also einen Raum, in dem ihr euch sammeln könnt und im Optimalfall die Eventleitung vor Ort habt.  Um sicher dorthin und durchs Gelände zu navigieren, lasst euch vom Veranstalter einen Presseausweis ausstellen.
Fragt außerdem im Vorfeld, ob es einen Dresscode für die Veranstaltung gibt. Um gute Berichterstattung zu machen, müsst ihr euch nahtlos in die Besucherströme einfügen. Wer in Indienhosen auf ein Businessevent geht, wird im Zweifel von den anderen gemieden.

Datenschutz

Als Liveberichterstatter seid ihr das Portal zur Öffentlichkeit, also müsst ihr insbesondere auf die Bildrechte der Besucher achten. Holt euch also bei jedem Foto, das ihr schießt, die Model Releases der betreffenden Personen ein. Im besten Fall fragt ihr die Veranstalter, ob sie euch einen Vordruck bereitstellen, der nur noch unterschrieben werden muss. Versichert euch auch besonders bei der Verwendung von anderen Bildern, zum Beispiel denen des Pressefotografen, ob Model Releases vorliegen.

Charisma & Bestimmtheit

Reporter sein heißt: Den ganzen Tag auf Achse sein, Unbekannte zu Interviews überreden und überall in der ersten Reihe stehen. Diese Vorstellung macht euch vielleicht Angst & das ist völlig normal. Doch bedenkt auch, dass die Energie, welche ihr ausstrahlt, auf andere abfärbt. Also lasst eure introvertierte Seite zu Hause. Das schafft ihr auch wieder mit genügend Vorbereitung und der richtigen Einstellung: Habt Spaß und teilt die Begeisterung der Besucher!
Generell gilt: Je wohler ihr euch auf dem Event fühlt, desto charismatischer wirkt ihr. Quatscht also schon im Vorfeld mit den Verantwortlichen und schaut euch das Gelände gut an. Wenn ihr Interviews führen wollt, dann überlegt euch die Fragen im Vorfeld. Übt sie ein paar mal vor dem Spiegel, dann kommen sie euch beim Interview flüssig über die Lippen.
Auf dem Weg zum nächsten Programmpunkt geht höflich, aber bestimmt durch die Menschenmenge. Die Besucher sind vielleicht orientierungslos – Ihr wisst aber, wo ihr hinwollt. Im besten Fall macht ihr euch vorher mit Abkürzungen und dem Außengelände vertraut, um Besucherströmen direkt aus dem Weg zu gehen.

Zusammenfassung

Bei Liveberichterstattung auf B2B-Events muss die Qualität stimmen: Mit nur einem Handy bewaffnet bestimmt ihr, wie andere das Event wahrnehmen. Vorbereitung ist daher das A & O. Durch gute Planung könnt ihr beinahe jedes Problem schon im Vornherein abfedern. Stellt euch auf anstrengende Tage mit hoher Verantwortung ein, aber seid euch auch eurer besonderen Rolle bewusst: So wie ihr das Event wahrnehmt, sieht es sonst niemand.