Das Projecter Kochbuch und sechs Dinge, die ich gern vorher über Projektmanagement gewusst hätte
Schon seit längerer Zeit gab es bei Projecter die Idee, für unsere KundInnen und PartnerInnen ein Kochbuch mit Rezepten der KollegInnen zusammenzustellen. Vor ca. einem Jahr kam das Thema im Projecter Nachhaltigkeitsteam wieder auf. Zuvor fehlte der Idee aber vor allem eins: eine Daseinsberechtigung. Und dann kam ich ins Spiel. Als Office Managerin bei Projecter gehört es wie jedes Jahr zu meinen Aufgaben, mir über das Projecter Weihnachtsgeschenk Gedanken zu machen beziehungsweise mir eine Gruppe von Kreativen für das Brainstorming dazu zu suchen. Jedes Jahr lassen wir uns für unsere KundInnen, PartnerInnen und DienstleisterInnen etwas schönes einfallen. Diesmal fiel die Wahl auf das Projecter-Kochbuch, unter anderem weil es perfekt zu unserem Nachhaltigkeitsansatz passt. Zum Einen sollte es ein Team-Projekt sein und dazu beitragen, dass das gesamte Team am Projekt mitarbeitet, und zum Anderen sollte es Ideen und Inspiration für die kulinarische Verköstigung im Büro oder/und im HomeOffice liefern. Die Gerichte sollten mindestens vegetarisch, gern auch vegan sein. Das Buch sollte klimaneutral und auf nachhaltigem Papier gedruckt werden und das dann bestenfalls noch regional. Es war eines meiner größeren Projekte bisher und ich konnte jede Menge dabei lernen. Allerdings ist mir im Nachhinein aufgefallen, dass ich sechs Dinge trotzdem gern schon früher gewusst hätte.
1. Zeitplan
Das meines Erachtens allerwichtigste bei einem Projekt ist das Timing. Wer braucht wann welche Info und welche Abhängigkeiten entstehen dadurch? Wenn mitten im Projekt eine gedachte Deadline durch eine real existente ersetzt werden muss, kann dies schlichtweg den gesamten Ablauf über Bord werfen. Bei unserem Kochbuch war das die Druckzeit: aus gedachten vier Wochen wurden acht und wir mussten ganz schön rotieren, um alles druckbereit fertigzu ekommen. Zum Glück haben wir es rechtzeitig geschafft, aber der Stress kann durch eine gute Zeitplanung vermieden werden.
2. Kommunikation
Anhand der Druckzeit zeigt sich auch ein weiterer sehr wichtiger Aspekts eines funktionierenden Projektes: die Kommunikation miteinander und untereinander. Die gedachte Druckzeit hätte bereits von Anfang an klar sein können, da eine Druckerei für gewöhnlich die Zeiten kennt. Wir hatten schlichtweg vergessen zu fragen oder der Punkt ist in einer Übergabe untergegangen. Wenn man selbst seit Wochen im Thema steckt, geht in Gesprächen gern mal das ein oder andere unter. Gedachte Kausalitäten sind den anderen nicht immer so präsent. Ich empfehle auf jeden Fall einen gemeinsamen Termin zur Übergabe von Aufgaben, in dem direkt auch Rückfragen gestellt werden können, sowie wenn nötig auch gegenseitige Erwartungsabfragen. Es lässt sich um einiges besser arbeiten, wenn man weiß wie man seine KollegInnen am besten erreicht, mit welchen Tools sie bevorzugt arbeiten usw.
3. Motivation
Als ProjektleiterIn ist man auch schnell MotivatorIn. Das Team auf Kurs zu halten und immer wieder das Ziel zu betonen haben dabei gut geholfen – für mich selbst und auch für den Rest des Teams.
Gerade in den heißen Phasen – als die Rezepte mitten in der Sommerurlaubszeit eingesammelt wurden – oder als es um den Versand der Bücher im Vorweihnachtstumult ging, war es gut, das Ziel vor Augen zu haben und die KollegInnen auch mit etwas Humor zu motivieren.
Und wenn es mal gar nichts bringt, kann auch ein ernstes Gespräch zum Erfolg führen. Ernst im Sinne von Herausfinden, warum die Zuarbeit gerade nicht so wie gewünscht läuft und wie ich als ProjektleiterIn vielleicht auch noch unterstützen oder supporten kann.
4. Transparenz
Die bereits erwähnte Vertiefung ins Projekt ist eine Herausforderung für den nächsten Punkt: transparentes Arbeiten. Da wir viele kleine Aufgaben auf das gesamte Team verteilt hatten, kam nach etwa drei Monaten die Frage einer unserer GeschäftsführerInnen: “Wer leitet das Projekt eigentlich?” Was mir völlig klar war, wurde bisher offensichtlich noch nicht ausreichend kommuniziert. Es ist also umso wichtiger, manche Fakten mehr als einmal und vielleicht auch einmal mehr als nötig zu kommunizieren. Außerdem ist das Einfordern von Transparenz elementar, da sich dadurch der Projektstatus abzeichnen lässt. Das immerwährende Abfragen nach Bearbeitungsständen und gesetzten Deadlines war sehr hilfreich. Und damit man keinem auf die Nerven geht, siehe Punkt Zwei: Kommunikation.
5. Timing
Da von Anfang an klar war, dass dieses Kochbuch ein Weihnachtsgeschenk werden soll, war auch klar, wann das Projekt starten und wie lang es dauern sollte. Wir begannen im März 2021 mit den ersten Recherchen. Die Bearbeitung durch die Teams war mit jeweils drei Monaten angedacht. Dadurch fiel einer der drei Arbeitsabschnitte genau ins Sommerloch und der Projektfortschritt stagnierte für eine gewisse Zeit. Auch der Endspurt zur Fertigstellung bzw. zum Versand fielen in Zeiten, die durch Black Week Sales und das Weihnachtsgeschäft im Online Marketing geprägt wurden – schlechtes Timing sozusagen. Ich würde in Zukunft jedenfalls vor dem Projektstart unternehmensinterne Phasen mit hoher Arbeitsbelastung abgleichen und dementsprechend den Projektplan anpassen.
6. Es kommt meist anders als man denkt
Überraschungseffekte blieben nicht aus bei diesem Projekt. Und es gab den ein oder anderen Tag, der mich ein paar Nerven kostete. Das wird bei Projekten nicht ausbleiben. Und seien wir mal ehrlich, das wäre ja fast schon langweilig. Es braucht also eine gewisse Flexibilität, um auf Veränderungen eingehen zu können, Humor, um sich davon nicht entmutigen zu lassen und Vertrauen, dass es klappen wird. Ich empfehle, sich eine Vertrauensperson zu suchen, die wenig mit dem Projekt im Kontakt ist, aber mit der ein regelmäßiger Austausch stattfindet. Die dabei aufkommenden Fragen und Rückmeldungen sind Gold wert und bieten einen klaren Perspektivenwechsel.
Am Ende kann ich sagen: Projektmanagement ist wie Kochen mit Freunden. Oder sagen wir wie die Gestaltung eines kulinarischen Abends für und mit dem Freundeskreis. Es braucht jemanden, der den Überblick behält, ein Gespür für den richtigen Moment, Absprachen (vorher, währenddessen und danach) und vorallem Spaß für alle Beteiligten.
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