Stillstand in der Agentur – wenn auf einen Schlag aus drei Büros 70 werden

Die erste Woche ist überstanden. Aufgrund der Coronavirus-Pandemie arbeitet das fast komplette Projecter-Team seit dem 17. März 2020 im Home-Office. Nur eine kleine Besetzung unserer Büros in der Leipziger Innenstadt hält die Stellung. Auch wir wollen mit unseren Maßnahmen die Ausbreitung des Virus bremsen.

Doch auch organisatorisch ginge es gar nicht mehr, dass alle MitarbeiterInnen im Büro sind. Mit dem Außerkraftsetzen der Schulpflicht und der Schließung von Kita- und Hortbetreuung können allein schon die Eltern in unseren Teams nur noch eingeschränkt ins Büro kommen.

Der richtige Fahrplan

„Ihr habt ab sofort die Möglichkeit im Home-Office zu arbeiten um Euch eventuellen Gefahren nicht aussetzen zu müssen.“ Diese Nachricht teilte am Freitag, den 13. März 2020 unsere Geschäftsführerin Katja von der Burg mit dem gesamten Team. Doch, was mussten wir eigentlich alles beachten, um drei Büros, verteilt in der Leipziger Innenstadt, in den „Dornröschenschlaf“ zu versetzen?

Erst zu zweit in verschiedenen Kombinationen, danach nochmal im ganzen Team: wir sind die verschiedenen Aspekte durchgegangen und haben überlegt an was wir alles denken müssen, und was davon am wichtigsten ist. Wer kommt regelmäßig ins Büro? Welche Lieferanten müssen informiert werden? Wie organisiert man die Kommunikation nach außen und auch nach innen? Wo müssen wir noch kurzfristig Technik besorgen oder Software installieren? Und wer isst eigentlich den Kühlschrank leer, bevor sich dort in fünf Wochen neues Leben gebildet hat?

Mit einer Liste voller Schlagwörter lässt sich relativ schnell ein kleiner Fahrplan erstellen. Wir sind dabei chronologisch vorgegangen und haben die zeitkritischsten To-dos zuerst erledigt.

Die technische Umsetzung

Bei diesem ganzen zu organisierenden Drumherum durfte natürlich das Wichtigste nicht vergessen werden: Die technische Einrichtung der Home-Office-Arbeitsplätze.

Wir telefonieren über VoIP mit Hilfe von Sipgate. Über eine GSuite-Integration ist es mit einem Headset auch von zu Hause aus möglich, mit der regulären Büronummer zu telefonieren. Dafür muss man sich nur mit einem Login bei Sipgate anmelden und kann über ein Headset und den Browser loslegen.

In Punkto Laptop waren wir schon vor Corona gut aufgestellt. Am Freitag vor dem offiziellen HomeOffice-Start brauchte unser IT-Admin lediglich einen letzten Laptop einzurichten, da vorher schon alle MitarbeiterInnen bei uns – inklusive PraktikantInnen und WerkstudentInnen – mit Laptops ausgestattet waren. Weiterhin haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, weitere technische Ausstattung, die sie für vier Wochen zum mobilen Arbeiten brauchen, mit nach Hause zu nehmen, wie zum Beispiel einen Scanner. Ein paar KollegInnen haben wir über einen Fahrradkurier ihre Monitore nach Hause liefern lassen, da auf längere Zeit die Arbeit nur auf dem Monitor des Laptops zu anstrengend ist. Und auch unsere Softwareausstattung macht es leicht möglich, von remote zu Arbeiten. Mit Hilfe von TeamViewer kann unser Admin auch von seinem HomeOffice auf die Rechner der Kollegen zugreifen. Wir arbeiten als Kollaborationstool mit Slack, können dort Nachrichten und Dokumente teilen. Und wir arbeiten auch viel mit der Videokonferenzsoftware Zoom, um weiterhin  Teammeetings, Kundenmeetings und auch Jours fixes von Angesicht zu Angesicht durchführen zu können. Es ist schon schöner, sich auch zu sehen, und nicht nur zu hören.

Dienstleister informieren

Unsere Reinigungsfirmen informierten wir über den aktuellen Stand und wir erarbeiten einen gemeinsamen Fahrplan, wie wir erstens weiter vorgehen und zweitens, wie wir eventuellen Leerlauf vermeiden können. So sauber wie jetzt waren die Bürokühlschränke schon seit langem nicht mehr.

Außerdem haben wir in unsere Übersichten geschaut und alle Bestellungen storniert oder pausiert, die im normalen Büroalltag dazugehören. Denn ein Büro mit vier Mitarbeitern vor Ort braucht natürlich viel weniger Obst, Nüsse und Kaffee, als es bei voller Besetzung nötig wäre. Da der allgemeine Lieferdienst weitestgehend fortgesetzt wird, haben wir unsere Paketdienstleister präventiv darauf angesprochen, woran zu denken ist, falls das Büro “ganz dicht” machen sollte und ihnen transparent kommuniziert wie sich die derzeitige Lage bei uns entwickelt. Und auch das Team selbst mussten wir natürlich informieren, dass sie ihre ins Büro bestellten Pakete doch bitte schnell nach Hause umleiten sollen.

Verschieben oder umplanen statt absagen

Vor-Ort-Termine mit BewerberInnen, Partnern und Kunden haben wir verschoben und neue Termine gefunden, zum Glück mussten nur ein paar abgesagt werden. Außerdem wurden Terminen, die nötig sind und auch technisch realisierbar für die Teilnehmer, auf Videokonferenzen umgestellt, wofür wir Zoom bzw. Hangouts nutzen. Die interne Kommunikation und auch Meetings, Scrums und Jours fixes wurden ad hoc auf Zoom verlegt und liefen fast ausnahmslos ohne Ausfälle weiter. Unser Team hat sich schnell in den neuen Möglichkeiten zurechtgefunden und nutzt die Tools jetzt ausgiebig. Zwei Workshops für unser Team zum Thema Zeit- und Stressmanagement mussten wir in Absprache mit unseren Coaches vorerst verschieben. Aber nach Corona werden wir diese dann durchführen.

Unsere Sportanbieter für Yoga und Outdoorfitness stellen beide eine Online-Alternative zur Verfügung, so können wir auch diese Angebote weiterhin unserem Team anbieten.

Kommunikation nach außen

Unser Büro wird auch die nächsten Wochen nicht komplett geschlossen sein und wir haben eine kleine Notbesetzung von verschiedenen Mitarbeitern vor Ort. Zum einen können wir so noch gut unser Telefon besetzen um Anfragen von Kunden und Partnern entgegenzunehmen oder Lieferanten zu empfangen, die noch Pakete ausliefern. Für ein paar MitarbeiterInnen ist die Variante, in einem leeren Büro zu arbeiten auch die bessere. Zum Beispiel, weil sie zu Hause keine gute Internetverbindung haben, weil es in ihrer WG zu laut ist, oder weil sie keinen guten Arbeitsplatz haben. Für die nicht besetzten Arbeitsplätze und Telefone wurde eine Mailbox-Ansage zur Verfügung gestellt. Der Großteil der eingehenden Anrufe wird jetzt auf das zentrale Telefon weitergeleitet.

Und last but not least haben wir die Hausverwaltung über derzeitige Notbesetzung des Büros informiert.

Ein letzter Tipp

Kleiner Büro-Hack: Vergesst bei all den organisatorischen Dingen nicht, auch einen Blumengieß-Konzept zu erarbeiten. Es wäre zu traurig, wenn nach zwei, drei, vier Wochen der kleine Dschungel am Arbeitsplatz welk geworden ist.