Let’s talk about money, baby! Was ein DMEXCO-Stand wirklich kostet.

Ja was schreiben wir denn nun? Als ich mir in den letzten Tagen Gedanken machte, wie wir unseren Messestand auf der DMEXCO am besten zusammenfassen und bilanzieren, setzte sich schnell eine Erkenntnis durch: Branchengeschwafel und Themenscouting hin oder her, eigentlich interessiert ja primär alle (die auch über sowas nachdenken), was das denn nun tatsächlich gekostet hat. Also mal so ganz ehrlich und ungeschminkt. Mich jedenfalls hat das brennend interessiert und natürlich haben wir das passende Google Doc mit der entsprechenden Tabelle.

Wer vielleicht meinen kleinen persönlichen Rückblick auf LinkedIn gelesen hat, der weiß, dass mich das Abenteuer DMEXCO-Messestand alles andere als kalt gelassen hat. Investitionen im fünfstelligen Bereich sind für eine mittelgroße, inhabergeführte Agentur ohne Fremdkapital keine Kleinigkeit, die mal eben so nebenbei läuft. Wir sind also schon ordentlich ins Risiko gegangen und außerdem haben wir uns ganz klassisch verkalkuliert. Womit ich im Vorfeld schon fast gerechnet hatte, denn keiner von uns hatte irgendwelche Erfahrungen mit Messeständen. Ohne lange rumzuschwafeln: All inclusive hat uns der DMEXCO-Auftritt 45.000 Euro gekostet.

Die Kosten im Detail

45.000 Euro… das führt bei mir zu leicht schweißnassen Händen.
Folgende Rahmenbedingungen bzw. Konditionen liegen der Kalkulation zugrunde:

• Standgröße 19,5 Quadratmeter, mit einem Zuschlag für einen Eckstand
• Messeteam 12 Personen, davon 2 Werkstudenten
• eine zusätzliche Hilfskraft vor Ort, um unser Maskottchen zu “betreuen”
• der Großteil des Teams übernachtete zweimal, 4 Personen dreimal
• Anreise mit zwei Autos und Bahn

Hier die Aufschlüsselung nach den (grob eingeteilten) Kostenkategorien:

Wie kam es nun dazu? Als wir uns für den Stand entschieden haben, hatten wir einen groben Überblick über die Kosten der Messe Köln, also über die Standmiete. Rein spekulativ war der Posten Messebau. Die Reisekosten waren einfach kalkulierbar, da wir ohnehin jedes Jahr auf der Messe sind und das Thema Giveaways und Drucksachen hatten wir ja selbst in der Hand.
Deutlich teurer als zunächst gedacht wurde der Posten Messebau und Ausstattung. Für die Konzeption beauftragten wir v:odka aus Leipzig, die uns schon bei der Innenausstattung unseres Büros unterstützt hatten. Von Anfang an stand fest, dass wir keinen 0815-Stand wollten, sondern ein individuelles Design. Wenn schon Messestand, dann richtig! Ein weiteres Ziel war die größtmögliche Nachhaltigkeit. Alle Bestandteile des Messestands sollten im Anschluss entweder in unserem Büro oder für einen weiteren Stand verwendbar sein, die restlichen  Teile wollten wir mieten. Nachhaltigkeit kostet Geld, wie wir bald feststellen mussten. Maßgeschneiderte Sitzmöbel sorgen für optimale Platznutzung, kosten aber auch. Um es vorwegzunehmen: Wir fanden unseren Stand letztendlich “in natura” sehr gelungen und fast alles hat so funktioniert, wie wir uns das im Vorfeld gedacht hatten. Der Plan der Nachhaltigkeit ist zu 100% aufgegangen, denn wir können 100% unseres Standbaus weiter- oder wiederverwenden bzw. zurückgeben. On point!
Für die Anfertigung der Teile, den Transport und den Auf- und Abbau haben wir mit Wakiwa zusammengearbeitet, die wir ebenfalls schon von Arbeiten in unserem Büro kannten. Das gestaltete sich maximal professionell und reibungslos und somit sehr positiv für unsere leicht angespannten Nerven. Die Sitzelemente wurden von der Möbelwerkstatt Senf gefertigt und sehen so schick aus, dass alle im Büro schon sehr gespannt auf ihren Einsatz hier warten.

Eine Investition, die sich lohnt (?!)

Und was nun? Nach meinem initialen Schock über die doch recht große Endsumme habe ich die Kosten noch einmal anders aufgeteilt. Auf der einen Seite stehen alle einmaligen Kosten, die für den Messestand 2018 angefallen sind und auch in jedem weiteren Jahr wieder neu fällig wären. Hier kommen wir auf etwas über 20.000 Euro. Die restlichen 25.000 Euro sind somit Investitionen in Konzeption, Standfertigung, Möbel und technische Ausstattung, die wir bei einem erneuten Messeauftritt genauso wieder nutzen könnten. Auch von den Werbematerialien ist vieles in großer Stückzahl da bzw. war von vornherein zur weiteren Verwendung geplant wie unser zweites PJ-Maskottchen-Kostüm.

Außerdem haben wir von der Sächsischen Aufbaubank eine Förderung in Höhe von 4.000 Euro erhalten, die den Kostendruck etwas mildert. Danke dafür, denn das hat uns tatsächlich am Anfang als Entscheidungshilfe sehr geholfen.

Was wir daraus gelernt haben

Wir sind natürlich noch dabei, das ganze auszuwerten, aber ein paar grundlegende Erkenntnisse lassen sich an dieser Stelle zusammenfassen.

• Die Nebenkosten sollten großzügig budgetiert werden, denn unangenehme Überraschungen wie WLAN-Kosten von 600 Euro für 2 Tage hauen dann schon rein.
• Der reine Auf- und Abbau des Standes ist bei einem maßgeschneiderten Stand natürlich deutlich aufwändiger und kostet entsprechend, auch die Entfernung der Messe trägt hierzu bei.
• Deadlines beachten – nicht alle unsere geplanten Drucksachen sind rechtzeitig fertig geworden, obwohl wir schon im Juni die Bestellungen rausgeschickt haben.
• An das Licht denken! Unser Stand war letztendlich etwas dunkel, woran wir vor Ort nichts mehr ändern konnten. Gesehen haben wir uns aber trotzdem noch…
• Projektmanagement, Projektmanagement, Projektmanagement. Wir sind an einige Themen sehr blauäugig rangegangen und haben Lehrgeld gezahlt. Das machen wir beim nächsten Mal besser – Erfahrung zahlt sich hier definitiv aus.

Ein erstes Fazit

Da die Anbahnung von neuen Kundenbeziehungen sich im Agenturgeschäft über Monate oder manchmal auch Jahre hinziehen kann, ist es zu früh, hier ein klares Fazit zu ziehen. Dennoch: Wir waren bereits am Nachmittag des zweiten Messetages sehr zufrieden und gar nicht mehr nervös. Warum? Wir haben an den zwei Messetagen mehr als 20 geplante oder spontan zustande gekommene Gespräche geführt, zusätzlich einiges an kurzen Gesprächen und Austausch von Visitenkarten und Broschüren mit Laufkundschaft. Es gab sehr gute und produktive Termine mit bestehenden Kontakten und Kunden, aber auch mindestens 5 potentiell sehr große Leads bzw. Einladungen zu Ausschreibungen und Pitches. Außerdem hatten wir das Gefühl (ja, das war ungewohnt für so tracking-versessene Online Marketer), dass der Branding-Effekt sehr gut gelungen ist. Wir wurden als Agentur wahrgenommen und wertgeschätzt und haben wohl einen ganz guten Eindruck hinterlassen. Offline scheint doch irgendwie auch zu funktionieren 🙂
Wer es jetzt noch genauer wissen möchte – wir freuen uns über Fragen! Und leisten gerne Entscheidungshilfe…