Flucht aus dem Büro – how not to do “Urlaubsübergabe”

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Anfang des Jahres, sieben Monate vor dem Urlaub

Pünktlich zum bevorstehenden Sommerurlaub im August wird das Strandfigurvideo bei YouTube (erstmal nur) angeguckt. Ich werde dann schon rechtzeitig damit anfangen. Aber vorher steht ja noch die viel wichtigere Frage: Wo soll es dieses Jahr überhaupt hingehen?

Ostsee? Nee, wenn ich da Pech habe, ist das Wetter blöd.

Berge? Es ist immer so anstrengend, da hoch zu laufen.

Gardasee? Megalange Autofahrt und dann sind da eh wieder nur die deutschen Touristen und die Kugel Eis kostet zwei Euro. Und etwas Besonderes ist das dann auch nicht so richtig.

Ich google mal „Sommerurlaub Ideen“, irgendetwas Spannendes wird mir da schon vorgeschlagen werden und dann klick ich mich durch die Hotels und die Bewertungen auf den verschiedenen Plattformen.

Frühling eines Jahres, drei Monate vor dem Urlaub

Ach Mist, jetzt habe ich immer noch nichts gebucht. Wenn ich jetzt noch länger warte wird es wieder so teuer. Na da beantrage ich jetzt schon mal sicherheitshalber den Urlaub. Aber ist der Chef eigentlich da, um das abzunicken? Nein, ist er nicht. Und der kommt auch erst wieder Ende der Woche ins Büro. Und was ist mit der Mayer, wann hat die eigentlich Urlaub? Ach, das ist mir jetzt egal. Ich buche das jetzt, denn es ist nur noch ein Zimmer zu diesem Preis auf dieser Seite verfügbar. Und gebucht ist gebucht, dann können sie ja nichts sagen. Und heute Abend fange ich dann wirklich mit dem Sommerbody-Workout an. Das geht ja auch nur 15 Minuten. Wäre doch gelacht.

Und dann könnte ich ja jetzt noch mit der neuen Social Media Strategie für unseren Kunden anfangen. Oder doch erst morgen. In einer Stunde ist ja schon wieder Feierabend, da wäre das jetzt auch nichts Ganzes und nichts Halbes.

Frühsommer eines Jahres, sechs Wochen vor dem Urlaub

Jetzt sollte aber langsam mal die Anzahlung für den Urlaub gemacht werden. Geht das eigentlich auch über Paypal? Ist ja alles so oldschool per Überweisung. Und wie sind denn nun die Flugzeiten? Und wie komme ich zum Flughafen? Vielleicht beantrage ich noch einen extra Tag Urlaub vor dem Abflug, denn irgendwann muss ich ja auch noch packen. Ich hab ja immer so viel zu tun und komme kaum zum Abschalten.

Der Chef hat glücklicherweise den Urlaubsantrag ohne Nachfrage genehmigt. Nochmal Glück gehabt. Aber mit der Mayer sollte ich mich jetzt wirklich mal abstimmen. Doch vorher muss ich mir ja noch Gedanken machen, was alles in meinen drei Urlaubswochen passieren könnte. Und welche Termine und Reportings stehen eigentlich an? Boah, das ist mir jetzt alles viel zu anstrengend. Das mach ich morgen. Oder übermorgen? Die Mayer ist sowieso erst nächste Woche wieder da. Da brauch ich mich jetzt auch nicht verausgaben.

Aber ich könnte schon mal gucken, welche coolen Instastories es von meinem Urlaubsort gibt. Schließlich muss ich mich ja auch vor Ort ins richtige Licht rücken. Na mal sehen, nach welchen Hashtags könnte ich denn suchen?

Hashtags, Hashtags? War da nicht noch was für unseren Kunden zu erledigen? Irgendein Strategieentwurf für Social Media? Ach was, das kann ich auch nächste Woche noch machen.

Jetzt erstmal #urlaub #strand #sardinien

Sommer eines Jahres, eine Woche vor dem Urlaub

Jetzt geht es aber mal los mit dem Kofferpacken. In ein paar Tagen geht der Flieger. Ob der Bikini vom letzten Jahr noch passt? Eigentlich wollte ich doch noch dieses Sportprogramm bei YouTube machen. Ach naja. Ich hab ja auch immer so viel zu tun. Vielleicht sollte ich in der Mittagspause noch mal schnell nach einem aktuellen Modell gucken. Der Bikini vom letzten Jahr passt eh nicht so richtig zu meinem Hauttyp. Da wirke ich auf den Bildern viel zu blass.

Oder ganz anders. Ich werde heute einfach eine Stunde früher Feierabend machen und dann gleich noch einen kleinen Bummel durch die Stadt erledigen. Sonnencreme brauche ich auch noch. Ein paar wichtige Dinge für unseren größten Kunden hab ich noch zu tun, aber das ist jetzt auch nicht so dringend. Das hat auch bis nach meinem Urlaub noch Zeit. So kurzfristig kann man solche Projekte einfach nicht umsetzen. Da müssen die auch einfach mal warten können. Und die Mayer will doch eh Karriere machen. Da kann sie ruhig auch was für leisten.

Morgen früh geht es los. Leider hat mir der Chef den einen zusätzlichen Tag Urlaub nicht mehr gegönnt. Da werde ich heute Abend noch ganz schön schwitzen, ehe ich alles gepackt habe. Noch kurz den Kollegen Bescheid sagen, dass ich die nächsten drei Wochen nicht da bin und sie den ein oder anderen Anruf entgegennehmen könnten. Ich schreib nochmal auf, was alles zu erledigen ist. Wo ist denn schon wieder dieser verflixte Post-It-Block? Ach hier, unter der Kaffeetasse von gestern. Den Zettel klebe ich der Mayer dann auf die Tastatur. Die ist gerade in einem Meeting. Aber mit den Stichpunkten dürfte sie auskommen und ich bin dann weg ehe sie komische Fragen stellen kann und ich wieder ihre Aufgaben übernehmen muss.

Also, Anrufe entgegen nehmen ist ja klar. Post kann sie auch aufmachen. Ach ja, das Strategiepapier für die neue Social Media Kampagne. Mist. Das hatte ich dem Kunden schon für Mitte Juni versprochen. Das wollte ich ja noch fertig machen bevor es los geht. Naja, soviel hat die liebe Karrierekollegin doch eh nicht zu tun. Sie kann ja schon mal damit anfangen und dann mache ich die Feinarbeit. Oder soll ich den Kunden noch mal vertrösten? Na gut, da schreib ich doch schnell noch eine Infomail an meinen Ansprechpartner, dass ich die nächsten Tage nicht da bin:

„Sehr geehrter Herr Bäumler,

das Strategiepapier ist so gut wie fertig. Ich warte nur noch auf die Zuarbeit einer Kollegin. Bitte entschuldigen Sie die lange Wartezeit, aber es gab leider ein paar Unstimmigkeiten in unserem Projektteam. Das wird zukünftig nicht mehr vorkommen, dafür sorge ich. Bis dahin bitte ich Sie noch um etwas Geduld. Ich bin dann in drei Wochen aus meinem wohlverdienten Urlaub zurück. Mit freundlichen Grüßen“

Blablabla und ab damit.

Das musste jetzt so schnell gehen, in fünf Minuten will ich den Rechner herunterfahren. Da brauche ich ja fast noch Urlaub von der Urlaubsvorbereitung.

Was war noch? Achso, ja, der Abwesenheitsassistent. Den muss ich noch aktivieren. Von wann bis wann bin ich noch mal genau weg? Ach den Teil lösche ich einfach aus der Nachricht. Dann steht da halt nur, dass ich nicht da bin. Die werden schon merken, dass ich irgendwann wieder antworte…

Aber nun, los geht’s in den Urlaub. Kaum auszuhalten diese Hektik kurz davor. Aber jetzt kann ich mich mal so richtig von dem ganzen Stress auf Arbeit erholen…

Kam euch davon jetzt etwas bekannt vor? Wir hoffen aus Kollegensicht nicht allzuviel davon… Natürlich gehen bei uns in der Agentur auch mal Dinge schief bei der Urlaubsübergabe, besonders wenn die Außentemperatur die 30-Grad-Marke knackt. Aber mit unserer kleinen Checkliste hier unten solltet ihr ganz gut gewappnet sein und dafür sorgen können, dass nach dem Urlaub sowohl eure Kollegen als auch eure Kunden noch mit euch reden:

Urlaubsplanung

  • Sprecht euch frühzeitig in eurem Team und mit euren Kollegen ab, wann ihr Urlaub nehmen wollt und wie lange.
    • Ein Urlaub von ein paar Tagen lässt sich kurzfristiger und leichter durch Kollegen abfedern als die vierwöchige Südostasienrundreise.
    • Haltet euch an die Vorgaben aus eurem Team.
  • Beantragt danach euren Urlaub mit dem bei euch üblichen Verfahren. So habt ihr und eure Kollegen Planungssicherheit.

Urlaubsvorbereitung im Büro

  • Macht euch Gedanken darüber, ob ihr vielleicht schon einige von euren Aufgaben vorziehen könnt. Das bietet sich besonders bei Routine- oder Wiederholungsaufgben an.
    Eventuell ist es ja möglich, diese Aufgaben schon früher durchzuführen.
  • Geht eure regelmäßigen Termine durch (Telefonate mit Kunden, Meetings mit Kollegen) und schaut, ob sich daraus noch ToDos ergeben, die ihr im Idealfall vor dem Urlaub erledigen könnt.
  • Guckt auch, was in der ersten Woche nach eurem Urlaub an Terminen oder Aufgaben bei euch im Kalender steht und arbeitet schon etwas vor.
  • Verschiebt ggf. ein Meeting, das am ersten Tag nach dem Urlaub stattfinden würde, um erstmal Mails und Notizen durchzusehen und auch den Kollegen das eine oder andere schöne Urlaubsbild zu zeigen, dass sie noch nicht von Instagram kennen.
  • Informiert eure Kunden und Ansprechpartner frühzeitig, dass ihr in dieser Zeit nicht da seid und weist sie auf die Vertretungen hin.
    • Je früher ihr Bescheid sagt, desto eher können sie reagieren und eventuelle Projekte/Fragen schon vorher mit euch klären. Dann kommt ihr auch kurz vor dem Urlaub nicht ins Rudern, da so viel auf einmal noch zu erledigen ist.

Urlaubsübergabe

  • Setzt euch rechtzeitig mit den Kollegen, die eure Urlaubsvertretung übernehmen, zusammen und besprecht die Aufgaben, die in eurer Abwesenheit von ihnen übernommen werden sollen.
    • Bei komplizierteren Aufgaben lohnt es sich auch, eine kurze Anleitung zu schreiben und für zukünftige Urlaubsvertretungen abzuspeichern.
  • Nehmt euch am vorletzten oder letzten Tag vor eurem Urlaub noch einmal ausreichend Zeit um mit euren Vertretungen die möglichen Aufgaben und Anfragen abzusprechen und ihnen ein großes Dankeschön für ihre Unterstützung zu sagen.

Letzter Tag vor dem Urlaub

  • Stellt für euer Telefon wenn möglich eine Weiterleitung auf eine zentrale Nummer ein oder leitet das Telefon gleich auf den vertretenden Kollegen um. Alternativ bietet sich ein angepasster Spruch auf dem Anrufbeantworter an.
  • Räumt euren Schreibtisch auf, dann könnt ihr nach eurem Urlaub umso besser wieder in den Arbeits(all)tag starten.
  • Denkt daran, euren Abwesenheitsassistenten in eurem Mailprogramm mit dem richtigen Datum zu aktivieren.
  • Kollegen, Kunden und andere Ansprechpartner wissen so, wann sie wieder mit euch im Büro und einer Antwort oder einem Rückruf rechnen können.
  • Gießt eure Pflanzen oder bittet die Kollegen, eure Pflanzen mitzugießen.

Erster Tag nach dem Urlaub

  • Sprecht euch mit den Kollegen ab, ob es etwas sehr Dringendes gibt, worum ihr euch zuerst kümmern solltet.
  • Überreicht eurer Urlaubsvertretung ein kleines Mitbringsel.
  • Mails durchscrollen und gegebenfalls löschen 😊
Ulrike ist seit Februar 2017 als Assistentin der Geschäftsführung bei Projecter unter anderem für die Bereiche Rechnungswesen und Controlling, Vertrags- und Projektmanagement und Veranstaltungen zuständig.

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