Tool Time für das Projektmanagement in der Agentur

Auf fast jedem Schreibtisch im Projecter-Büro sieht man einen Notizblock oder Kalender. Doch gerade für die umfangreiche Projekt- und Kundenarbeit kommen Papier und Bleistift schnell an ihre Grenzen. Bei Projecter haben wir zahlreiche Möglichkeiten, uns digital zu organisieren, abzusprechen und durchzuplanen.
Wir nutzen eine Vielzahl von Tools und Diensten, um produktiv arbeiten zu können – und das sowohl aus dem Büro als auch, von unterwegs oder zu Hause aus. Eine Übersicht über vier davon und deren Vor- und Nachteile aus dem Büroalltag findet ihr hier.

Slack – Online Kollaborations- und Nachrichtentool

Slack (www.slack.com) ist ein Tool zur Kommunikation in Teams – dabei ist es egal, ob es kleine oder große Teams sind. Außerdem sind Direktnachrichten, (Video-)Anrufe und das Teilen von Dateien jedweder Art möglich. In Slack lassen sich beliebig viele Channels zu verschiedenen Themen anlegen. Je nach Interesse können die Kollegen dem Chat beitreten. Der Vorteil davon ist, dass die neuesten Podcastempfehlungen nicht im Mittagessenschat untergehen und die Absprachen zur nächsten Weihnachtsfeier nicht im WordPress-Channel landen. Es lassen sich auch geschlossenen Channels anlegen, zu denen man eingeladen werden muss, um dort Nachrichten zu lesen und zu teilen.

Slack lässt sich mit vielen anderen Diensten verknüpfen und hilft super dabei, auf dem Laufenden zu bleiben. Es gibt auch die Möglichkeit, einen unternehmensübergreifenden Slack-Workspace zu eröffnen, wo man sich beispielsweise mit Freelandern schnell und unkompliziert austauschen kann.
Damit hilft Slack dabei, große E-Mail-Absprachen mit etlichen Empfängern in CC zu minimieren und zu reduzieren.
In der Basisversion ist Slack kostenlos und somit gerade für frisch gegründete Unternehmen eine Überlegung wert. Einige Funktionen bietet Slack dann auch erst in der Business- oder Enterprise-Version, wie zum Beispiel das Archivieren und Finden von alten Nachrichten. In der Basisversion verschwinden die Chats nach einem gewissen Zeitraum wieder. Die Datenspeicherung verläuft außerdem nach den US-Gesetzen und eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung findet nicht statt.
Ich mag Slack sehr, doch es klaut mir meine Zeit. Zwar werden durch die Arbeit mit Slack weniger E-Mails geschrieben – auf jeden Fall Team-intern. Aber gleichzeitig geht die gesparte E-Mail-Lesezeit direkt in Slack-Nachrichten-Lesezeit über. Es gehört viel Disziplin dazu, sich nicht von der aufploppenden und im Zweifelsfall größer werdenden Zahl von Direktnachrichten ablenken zu lassen und konzentriert weiterzuarbeiten. Slack erzeugt bei mir viel Ablenkung und den unbewussten Druck zu antworten. Manchmal geht ein Telefonat doch schneller und unkomplizierter.

Trello – Virtuelles Whiteboard

Trello (www.trello.com) ist ein Tool, das wir intern für Projektmanagement und Prozessdarstellung verwenden. Es ist einfach und intuitiv zu bedienen. Man legt ein Board zu einem Projekt oder Thema an, anschließend erstellt man Listen, die einzelne Unteraspekte des Projekts betreffen und zerlegt die Unterprojekte dann schließlich in einzelne Karten, die zum Beispiel die einzelnen Projekt-To-dos behandeln. Anhand der Karten kann man kann man dann gut den Verlauf von bestimmten Themen sehen.

Die Rechtevergabe bei Trello ist sehr simpel. Zu geschlossenen Boards werden nur „ausgewählte“ Mitglieder eingeladen, auf offenen Boards kann jeder draufschauen. Trello kann auch mit anderen Firmen oder Partnern gemeinsam genutzt werden, um an einem gemeinsamen Thema zu arbeiten.
Gerade bei sehr großen Projekten, die viele Listen zur Unterteilung haben, wird Trello sehr schnell unübersichtlich und unpraktikabel. Angehängte Dateien auf den Karten können in Trello nur angesehen und nicht bearbeitet werden.
In der Business-Variante hat man eine unbegrenzte Zahl an Boards „frei“, man muss sich aber auf eine Mitarbeiterzahl festlegen und dann gegebenenfalls Lizenzen nachkaufen.
Die Automatisierung finde ich bei Trello relativ schwierig. Sie ist zwar möglich, zum Beispiel über den sogenannten Butler-Bot, doch den muss man erstmal durchblicken und verstehen, ehe man ihn wirklich gut für seine Boards nutzen kann.

Basecamp – Projektmanagement aus der Cloud

Über Basecamp (www.basecamp.com) organisieren wir viel Projektmanagement für unsere Kunden, aber auch für interne Projekte, die über einen längeren Zeitraum laufen. Hier können viele Mitarbeiter an einem gemeinsamen Projekt arbeiten. Je nach Bedarf können Zugriffsrechte vergeben oder eingeschränkt werden. Basecamp ist leicht einzurichten und die Anzahl der Projekte und Nutzer lässt sich (fast) beliebig vergrößern.

Ein Basecamp-Projekt bietet zudem eine Fülle an Möglichkeiten: Kalendereinträge, To-Do-Listen, Dateiablage oder Nachrichtenaustausch. Außerdem kann man anderen Mitgliedern im Projekten To-dos inkl. Fristen zuordnen und alle können sich zu einem bestimmten Thema austauschen und diskutieren. Außerdem kann ein Basecamp-Projekt für den Kunden freigegeben werden, so dass riesige E-Mail-Verteiler entfallen und immer alle sehen, was geschrieben und ausgetauscht wurde. Je nach den persönlichen Einstellungen bekommt man zu allem, was im Basecamp-Projekt passiert, eine E-Mail-Benachrichtigung was in der Fülle ganz schön anstrengend sein kann. Im Zweifelsfall gucke ich dann nicht mehr, ob es nur eine „allgemeine“ Basecamp-Benachrichtigung war oder doch eine für mich spezifische. Bei sehr vielen Projekten, bei denen man im Basecamp mitarbeitet, kann man also schnell den Überblick verlieren, wo was wann geschrieben wurde.

Highrise – Kontaktmanagement im Browser

Highrise (www. https://highrisehq.com) bietet uns die Möglichkeit, unsere Kunden, Leads, Partner und Kontakte im Browser zu verwalten. Man kann Kundenakten anlegen, Notizen, Kommentare und Chats zu bestimmten „Cases“ hinzufügen und dort abspeichern. So geht keine Mail verloren, die vielleicht versehentlich nur an einen Ansprechpartner geschickt wurde, anstatt an einen Mailverteiler. Kommunikationswege und Entscheidungsverläufe lassen sich dadurch gut nachverfolgen, gerade wenn sich Entscheidungen über einen sehr langen Zeitraum hinziehen und man sich am Ende nicht mehr sicher ist, was man am Anfang ausgemacht hat.

Highrise ist einfach und schnell zu nutzen und preiswert. Allerdings wird die Anwendung nicht mehr weiterentwickelt und ersetzt kein Projektmanagement-Tool.
Und ohne eine gute Kontaktpflege und konsequentes Nutzen kann Highrise nicht den Zweck erfüllen, zu dem man es im Unternehmen einsetzen möchte.